Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn không còn quá xa lạ đối với doanh nghiệp và được đưa vào sử dụng ngày càng phổ biến. Kế toán không chỉ tìm hiểu về cách phân biệt 2 loại hóa đơn điện tử không có mã và có mã của cơ quan thuế, làm thế nào để tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng mà còn gặp vướng mắc khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót. Nếu gặp tình huống hóa đơn điện tử sai sót, cần phải xử lý thế nào cho đúng với quy định? Câu trả lời sẽ được giải đáp thông qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết sau đây.
Về việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần căn cứ vào loại hóa đơn mà mình đang sử dụng là hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã.
1. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Trường hợp 1: Phát hiện có sai sót nhưng chưa gửi hóa đơn điện tử cho người mua
Trong tình huống này, bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Phát hiện sai sót và đã gửi cho bên mua hàng
Lúc này, người bán và người mua cần tiến hành lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử có mã
Cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra. Trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử sai sót đó để gửi cho người mua.
2. Cách xử lý khi lập sai hóa đơn điện tử không có mã
Trường hợp 1: Người bán đã lập và gửi cho người mua sau đó mới phát hiện sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì xử lý như sau:
– Hóa đơn điện tử sai sót về tên, địa chỉ của bên mua hàng nhưng các nội dung khác đều đúng thì bên bán thông báo cho bên mua về việc sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Nếu dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi tới cơ quan thuế thì bên bán hàng thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04 Phụ lục ban hành theo Nghị định 119.
– Nếu sai sót về mã số thuế, số tiền trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách thì bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sau đó bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn cũ đã lập. Trường hợp doanh nghiệp đã gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế thì bên bán tiến hành thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04 và gửi hóa đơn điện tử mới.
Vé cước phí đường bộ có được khấu trừ thuế GTGT không?
Chữ ký số token được sử dụng trong những trường hợp nào?
Trường hợp 2: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót
Khi đó, cơ quan thuế sẽ thông báo cho bên bán hàng theo mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để kiểm tra sai sót.
Trong thời gian 02 ngày kể từ khi nhận được thông báo của cơ quan thuế, bên bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi cho khách hàng và gửi lại dữ liệu đến cơ quan thuế. Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho bên bán về sai sót để thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
Hóa đơn điện tử đã hủy sẽ không có giá trị sử dụng nhưng doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu.
